7 tipov, ako zlepšiť vaše plánovanie

Jednoznačný návod, ako zvýšiť produktivitu neexistuje, no prinášame vám aspoň niekoľko tipov na jej zvýšenie.

Je na vás, či aplikujete všetky, alebo sa inšpirujete len niektorým z nich.

1. Plánujte si aj bloky bez stretnutí – Namiesto multitaskingu si vyhraďte časové bloky bez toho, aby vás niečo rozptyľovalo. Ak totiž robíte viac vecí naraz, robíte ich zle. David Sanbonmatsu, profesor psychológie na Univerzite v Utahu hovorí o tom, že veľa ľudí sa snaží robiť viac činností naraz a to je to najhoršie.
2. Nastavte si čas OOO – Alebo inak povedané out-of-office Teda čas kedy ste mimo kanceláriu. V prípade, že niekam pravidelne chodíte, môžete si danú udalosť nastaviť ako opakovanú pre vybrané cykly a dni.
3. Majte svoj kalendár aj na telefóne – Tento tip je vhodný na to, aby ste nezabúdali na váš pracovný harmonogram aj v čase, keď nie ste pri počítači. Vďaka kalendáru nemusíte byť v strese, kedy začína ďalšia schôdzka. Pri ich plánovaní si pokojne nastavte aj upozornenie na blížiacu sa udalosť.
4. Plánujte s „vyrovnávacím časom“ – Míting síce môže trvať 40 minút, no potrebujete sa naň pripraviť alebo prejsť o poschodie vyššie. Neraz sa míting natiahne o 10-15 minút. Započítajte takéto časové rezervy na oboch stranách časového plánu. Ak teda stretnutie trvá hodinu, pripočítajte si pokojne 10 minút pred a 10 minút po ňom. Prinajhoršom získate rezervu na „predýchanie“ a prípravu na ďalšie aktivity.
5. Plánujte čiastkovo – do väčších plánov si dávajte aj predely vo forme čiastkových úloh. Takto sa totiž bude z plánu postupne časť viditeľne realizovať. Nebude tak týždeň alebo dva vyzerať, akoby ste ani nezačali.
6. Kontakty priamo v plánovaní – Do úloh si pridávajte kontakty, ktorých sa to týka. To môžete už pri vytváraní pozvánky na stretnutí alebo v prideľovaní úloh.
   
7. Plánujte si prestávky – Pre maximálnu efektivitu a udržanie časového harmonogramu plánujte aj s prestávkami. Natlačiť udalosti na daný deň je síce pekné, no jednou prestávkou na obed sa dostanete do sklzu. Myslite na to už pri zadávaní udalostí a na obed si vyhraďte aj hodinu. Ak sa vrátite skôr, získate čas napríklad na vybavenie emailov a ešte budete mať aj časovú rezervu na ďalšiu udalosť v kalendári.

Všetky funkcie, ktoré popisujeme tu sú šité na mieru programu Microsoft Outlook. Využiť ich však môžete aj s cloudovými kalendármi, napríklad Outlook.com alebo Google Kalendár.

Zdroj: Microsoft Office Blog